【ランキング】ChatGPTの使い方（業務編）｜業務効率化できる活用法15選＋プロンプト例文

「ChatGPTを業務に使っている」と聞くと、多くの人がまず思い浮かべるのは「文章作成」かもしれません。たしかに、メールや報告書の下書きが速くなるだけでも十分便利です。

でも、もしあなたのChatGPT活用が

• たまに文章を整えるだけ
• なんとなく質問して終わり
• 使ってはいるが効果が実感できない

この状態なら、少しもったいないかもしれません。

なぜならChatGPTは、文章を作るツールというよりも、仕事の進め方（＝業務の型）を整えて、効率化する道具だからです。

本記事では、現場で使える「ChatGPTの業務効率化の使い方」を、ランキング形式で15個紹介します。「今日から使えるプロンプト（指示文）」もセットで載せるので、ぜひそのままコピペして試してみてください。

結論｜ChatGPTの業務活用は「時短」だけじゃない｜仕事の生産性が上がる理由

ChatGPTを業務で使う価値は、単なる時短だけではありません。

• 迷う時間が減る
• 抜け漏れが減る
• 伝え方の品質が上がる
• 思考整理が速くなる

つまり、仕事が前に進む速度そのものが上がるのが最大のメリットです。

逆に言うと、ChatGPTを「文章を作る機械」としてだけ使うと、実力の半分も引き出せません。
仕事で成果につながる使い方を押さえることで、同じ1時間でも生産性が大きく変わります。

ChatGPTの業務効率化ランキングTOP15｜仕事で使える活用法（例文つき）

それではここから、業務効率化に直結する活用法をランキング形式で見ていきましょう。

第1位｜メール作成・返信文の作り方（社内／取引先）【例文あり】

業務で最も“即効性がある”のがメール作成です。
文章を考える時間、言い回しを悩む時間、敬語の確認など、地味に消耗する作業を一気に減らせます。

特に効果が出やすいのは以下の場面です。

• お礼メール
• お詫びメール
• 日程調整
• 催促（やんわり言いたい）
• 提案への返信

「メールが速くなる」だけで、1日の業務がかなり軽くなります。まず最初に試すならここです。

プロンプト例（コピペOK）

取引先に送るメール文を作ってください。
目的：日程調整
トーン：丁寧で柔らかめ
文字数：200〜250字
含めたい要素：候補日3つ、相手都合の確認、署名
候補日：〇月〇日（火）10:00〜、〇月〇日（水）14:00〜、〇月〇日（金）16:00〜

第2位｜議事録の要約・決定事項の整理（TODO化）【テンプレあり】

会議後の議事録づくりは、多くの職場で“時間がかかるのに評価されにくい作業”になりがちです。
ChatGPTは、雑なメモでも文章化・整理が得意です。

特に便利なのは「議事録を整える」よりも、次の形に変換する使い方です。

• 決定事項
• 未決事項
• TODO
• 担当者
• 期限

会議は“やったこと”より“次に何をするか”が重要です。
ChatGPTを使えば、会議の成果を行動に落とし込む速度が上がります。

プロンプト例

以下は会議メモです。議事録として整理してください。
出力形式は「決定事項／TODO（担当・期限）／論点／次回までの宿題」に分けてください。
（ここにメモを貼る）

第3位｜企画書・提案書の作成（構成→文章化）【たたき台】

企画書や提案書は、書く前に悩む時間が長い仕事です。
「何から書けばいいかわからない」「構成が固まらない」という状態を抜けるだけで、大幅にスピードが上がります。

ChatGPTの強みは、いきなり完成を狙うよりも、

1. 構成案
2. 見出し案
3. 各パートの要点
4. 文章化

という段階を踏めることです。

「白紙の恐怖」を消せるのが大きいです。書き始められれば、人間は修正で勝てます。

プロンプト例

あなたは提案書作成が得意なコンサルタントです。
「〇〇（例：自治体向けの窓口DX支援）」の提案書構成を作ってください。
読み手：課長クラス
目的：予算化の検討に進めてもらう
条件：A4で2〜3枚想定
見出し→要点→想定Q&Aも付けてください。

第4位｜資料の要約・ポイント整理（上司向け要約にも）

仕事が忙しい人ほど「読む時間」がボトルネックになります。
ChatGPTは長文を短くするのが得意なので、資料や文章を“理解しやすい形”に変換できます。

• 3行で要約
• 箇条書きで整理
• 重要ポイントだけ抽出
• 上司向けの報告文に変換

情報量が多い現代では、読む時間を減らすこと自体が生産性になります。

プロンプト例

以下の文章を、上司に口頭で説明する想定で「30秒で言える要約」にしてください。
さらに「重要ポイント3つ」も箇条書きで出してください。
（本文貼り付け）

第5位｜文章の校正・リライト（読みやすく／丁寧に）

ChatGPTは誤字脱字だけでなく、文章の品質改善が得意です。

• 文章が長い
• 同じ語尾が続く
• 主語が迷子
• 何が言いたいかわからない
• 丁寧さが足りない／硬すぎる

こうした“伝わらない原因”を整えてくれます。

文章は「書く」より「直す」ほうが速い。
ChatGPTは“直す相棒”として強力です。

プロンプト例

以下の文章を、読みやすく整えてください。
条件：意味は変えない／冗長表現を削る／敬語は丁寧に
変更点を3つ説明してから、修正版を提示してください。
（文章貼り付け）

第6位｜クレーム・炎上を防ぐ文章チェック（言い回し改善）

業務では、文章が原因でトラブルになることがあります。
特に自治体・広報・顧客対応などは、表現ひとつで受け取られ方が変わります。

ChatGPTに「リスクチェック役」をやらせると便利です。

• 強すぎる表現がないか
• 誤解される余地がないか
• 失礼になっていないか
• 相手の立場に配慮できているか

“攻める文章”より、“事故らない文章”が正義の場面も多いです。

プロンプト例

以下の文章を、クレームや誤解が起きないか観点でチェックしてください。
指摘：懸念点→理由→改善案の順で。
最後に、より安全な表現に直した文も提示してください。
（文章貼り付け）

第7位｜Excel関数・スプレッドシートの質問（業務の詰まり解消）

Excelやスプレッドシートは、ちょっと詰まると止まります。
ChatGPTは「こういう条件でこう計算したい」を言語化すると、関数の提案ができます。

• IFの条件分岐
• XLOOKUP／VLOOKUP
• COUNTIF／SUMIF
• 日付処理
• 正規表現

現場では「誰かに聞く前に自分で解決できる」だけで時間が浮きます。

プロンプト例

Excelで次を実現したいです。最適な関数を提案し、式の意味も説明してください。
やりたいこと：A列の都道府県が「東京都」の行だけ、B列の金額を合計したい
データ範囲：A2:A200、B2:B200

第8位｜マニュアル作成・手順書の作り方（引き継ぎにも）

業務が回らない原因のひとつは「その人しかできない仕事」です。
ChatGPTは、頭の中の作業手順を文章化するのが得意です。

• 手順書
• 新人向けマニュアル
• チェックリスト
• 引き継ぎ資料

属人化を減らすと、休んでも回る組織になります。

プロンプト例

以下の作業内容を、新人でもできるように手順書にしてください。
条件：ステップ番号付き／注意点／よくあるミスも追加
（作業内容を箇条書きで貼る）

第9位｜業務フロー改善・ムダ削減アイデア（自動化のヒント）

業務効率化は「頑張る」より「ムダを減らす」ほうが効果が出ます。
ChatGPTに現状フローを渡すと、改善案を出せます。

• 二重入力
• 承認待ちが長い
• 例外対応が多い
• ルールが曖昧
• ツールが分断している

「改善の視点」をもらえるだけでも価値があります。

プロンプト例

以下が現状の業務フローです。
ボトルネックと改善案を「短期でできるもの／中期でできるもの」に分けて提案してください。
（フローを文章で説明）

第10位｜FAQ・問い合わせ対応テンプレ作成（回答の標準化）

問い合わせ対応は、担当者のスキル差が出やすい仕事です。
ChatGPTでテンプレ化すると、対応が安定します。

• よくある質問の回答
• トーン統一
• 説明の順番の整理
• 感情面の配慮

プロンプト例

以下の質問に対する回答テンプレを3パターン作ってください。
①短く簡潔 ②丁寧で安心感 ③クレーム気味の相手向け
質問：〇〇について教えてください

第11位｜SNS投稿・広報文の作成（自治体・中小企業にも）

広報やSNSは、継続が難しい仕事です。
ChatGPTは「発信のネタ出し」から「文章化」まで一気にできます。

• 事業紹介
• イベント告知
• 成果報告
• 注意喚起
• 採用発信

プロンプト例

自治体の広報SNS投稿文を作ってください。
内容：〇〇イベント告知
条件：200字以内／堅すぎない／最後に参加促進の一言
ハッシュタグも3つ提案して

第12位｜アイデア出し（企画／見出し／ネーミング）

アイデアは“才能”ではなく“量”で出ます。
ChatGPTは大量に案を出すのが得意です。

• 記事タイトル案
• 見出し案
• キャッチコピー
• 企画の切り口
• ネーミング

プロンプト例

「ChatGPTの業務効率化」をテーマに、記事タイトル案を30個出してください。
条件：検索されやすい言葉を入れる／ランキング系を含める／煽りすぎない

第13位｜市場調査・競合比較の整理（表でまとめる）

調査は「集める」より「整理する」が大変です。
ChatGPTは比較表にするのが得意なので、社内共有しやすくなります。

※最新情報や価格は必ず公式確認が必要ですが、整理の土台としては有効です。

プロンプト例

以下のサービスを比較表にしてください。
項目：価格／特徴／向いている企業規模／導入難易度／注意点
サービス：A、B、C
（分かる範囲の情報を貼る）

第14位｜スケジュール作成・段取り（抜け漏れ防止）

イベント運営やプロジェクト進行は、段取りが9割です。
ChatGPTに「目的」と「期限」を渡すと、やることリストを作れます。

プロンプト例

〇月〇日にイベントを実施します。準備の段取りを作ってください。
条件：時系列（1か月前、2週間前、前日、当日）で
役割：広報、会場、受付、資料、登壇者対応

第15位｜報告書・社内文書の「上司向け」変換（結論先出し）

現場の説明が、そのまま上層部に刺さるとは限りません。
ChatGPTは「相手に合わせた変換」が得意です。

• 現場向け → 上司向け
• 専門用語 → かみ砕く
• 感想 → 根拠と結論
• 長文 → 結論先

仕事は「伝えた」ではなく「伝わった」が成果です。

プロンプト例

以下の内容を、部長向けの報告文に直してください。
条件：結論を最初に／200字程度／次のアクションを最後に
（内容貼り付け）

ChatGPTで業務効率化するコツ｜使い方のポイントは「一発で完璧」を狙わないこと

ChatGPTを業務で使うときに、よくある失敗が「1回で完璧な回答を求める」ことです。
実際は、会話で詰めるほど精度が上がる設計になっています。

おすすめの使い方はこの3ステップです。

1. 目的を伝える（何のために）
2. 制約を伝える（文字数、トーン、形式）
3. 修正指示を出す（もっと短く、もっと丁寧に、結論先に）

たとえばメール作成なら、最初に下書きを出してもらい、次に

• 「もう少し柔らかく」
• 「催促感を弱めて」
• 「理由を一文足して」

と微調整するのが最短ルートです。

そのまま使える！ChatGPTの業務用プロンプトテンプレ3選（汎用）

テンプレ1｜「あなたは〇〇のプロです」（役割設定で精度UP）

ChatGPTは役割を与えると回答が安定します。

例：

• 「あなたは自治体広報の担当者です」
• 「あなたはBtoB営業のプロです」
• 「あなたは人事担当です」

テンプレ2｜「前提→目的→制約→出力形式」（業務でブレない型）

業務で使うなら、これが最強の型です。

例：

• 前提：誰に向けた文章か
• 目的：何をしてほしいか
• 制約：文字数、トーン、NG表現
• 出力形式：箇条書き、表、テンプレ形式

テンプレ3｜「作る前に質問して」（情報不足のズレ防止）

情報が足りないと、ChatGPTは推測してズレます。
それを防ぐにはこれ。

プロンプト例

文章を作る前に、必要な情報があれば質問してください。
その回答をもとに作成してください。

ChatGPTの業務利用で注意すべきこと｜NG例とリスク（情報漏えい・誤情報）

便利な一方で、業務利用では注意点もあります。

• 個人情報や機密情報を入力しない
• 数字、制度、固有名詞は必ず確認する
• 生成文をそのままコピペせず、人が責任を持って出す

特に、社外向けの文章や公的な文書では「最終判断は人間」が鉄則です。
ChatGPTは“優秀なアシスタント”ですが、“責任者”にはなれません。

まとめ｜ChatGPTの使い方（業務）は「メール・議事録・提案書」から始めるのが最短

ChatGPTの業務活用は、やり方次第で効果が大きく変わります。
知らないままだと、せっかく使っているのに“半分しか得していない”状態になりがちです。

もし今日から始めるなら、まずはランキング上位のこの3つがおすすめです。

• 第1位：メール作成
• 第2位：議事録整理
• 第3位：企画書のたたき台

この3つだけでも、時間・品質・精神的負担が確実に軽くなります。

ChatGPTは、あなたの仕事を奪うツールではなく、あなたの仕事を前に進めるツールです。
ぜひ、自分の業務に合う使い方から取り入れてみてください。