勤怠管理にRPAはどんな活躍が期待できる?成功事例をご紹介

勤怠管理業務は、企業活動に不可欠な業務でありながら、直接の営利活動には関わってこないため、優先度が低くなってしまうケースも少なくありません。

とはいえ勤怠管理業務そのものを怠ることのデメリットは大きく、効率よく業務を遂行し、スマートな組織作りを推進していくためにはアップデートは欠かせません。

そこで、今回は勤怠管理に活躍するRPAはどのようなメリットをもたらすのかや、実際の導入事例などについて、ご紹介します。

RPAの主な役割

RPAはRobotic Process Automationの略称で、いわゆるデスクワーク全般をロボットの力で効率化していこうという目的で活用されています。RPAは勤怠管理を含め、多用途に活躍していますが、主に以下の三つの役割が期待されています。

定型業務の自動化

一つ目は、定型業務の自動化です。RPAが得意とするのは数値入力やデータのインポートといったルーティンワークで、面倒な作業労働を全て自動で実施してくれます。

紙媒体の情報をデジタルフォーマットに転記するといった業務も可能になっているため、ペーパーレス推進のために情報のデジタル化を進めている企業にとっても、大きなメリットをもたらします。

また、業務スピードも人間のそれを遥かに超えているため、瞬時に業務を終えられ、リアルタイムでの情報更新にも役立ちます。

ヒューマンエラーの防止

二つ目が、ヒューマンエラーの防止です。上記のような定型業務は頭を使わなくて良い反面、多くのミスが発生しやすい業務でもあります。人間は必ずどこかでミスをする生き物であるため、ヒューマンエラーの確率をゼロにすることはできません。

しかし、RPAによって業務を自動化することで、ヒューマンエラーが発生する確率をゼロにすることができます。コンピュータに作業を行わせれば、入力ごとにミスが発生する可能性はなくなるためです。

初期設定さえ間違えることがなければ、あとはRPAが言われた通りの仕事を機械的にこなしてくれます。ミスの対応に追われていた現場にとっては、大きなサポートを得られることになるでしょう。

人件費の削減・効果的な人材活用

RPA運用を推進することで、人の手を使って行うべき作業労働が解消されるため、必要な人での母数も少なくすることができます。これによって人件費の削減を進められるため、勤怠管理業務に必要なコストを抑えられます。

また、作業労働のような定型業務から人手を解放することで、彼らが本来得意としている、あるいはやりたいと考えていた業務に携わってもらうことができます。働きがいのある業務を担当してもらうことで、人材の定着率向上、及び更なる成果への期待も広がっていくでしょう。

勤怠管理が抱える課題

このようなRPAの特性を活かす上では、勤怠管理業務における以下のような課題を抱えているケースへの対応が求められます。順に見ていきましょう。

集計作業に多くの時間がかかる

まず、勤怠管理には集計作業などの時間を要する業務が多く残されています。毎月の集計作業は休暇申請やタイムカードの打刻の忘れなどにも応じなければならず、月末になると担当者は残業を余儀なくされる、ということも珍しくありません。

個人のお店などであれば、徹夜でオーナーが集計作業に当たっているというケースも見られます。勤怠管理そのものがお店や企業に利益をもたらしてくれる訳ではないため、余計な負担は最小限に抑えたいものです。

ミスが発生しやすく、確認の負担が大きい

集計作業を手動で行っていると、どうしてもミスが発生してしまう機会も増えてきます。集計作業にミスがあると、従業員の評価や給与にも大きく影響が出てきます。

勤怠管理におけるミスをなくすためには、確認作業を徹底することが必要です。担当者が二人でダブルチェックを行えば、それだけミスの確率も減らせますが、マニュアル作業であるうちはミスが発生する可能性をゼロにすることはできず、確認に伴う負担も発生してしまいます。

勤怠管理にRPAを導入することで得られるメリット

上記のような課題を解消する上で役に立つのが、RPAです。RPAの導入によって勤怠管理業務にもたらされるメリットは多様で、課題解決以外の効果も期待できます。

入力作業を自動化できる

まず、RPAの導入によって勤怠管理はタイムカードと連携して自動化され、集計作業を手動で行う必要はなくなります。あらゆる勤怠情報がRPAによって取得、及びインポートされるので、必要な作業に応じたデータの抽出も自在に行えます。

賃金の自動計算にも対応しているため、残業の申請業務の効率化などにも繋がります。

確認や承認作業を省略できる

集計作業が自動化されたことで、確認業務も以前より遥かにシンプルな形で実施できるため、効率化につながります。承認作業などの手続きも自動化によって不要になるため、コミュニケーションに伴うコストの削減にもつながります。

法改正に自動で対応できる

不定期に実施される労働法の改正ですが、クラウド型の最新RPAを導入すれば、改正があった際には自動アップデートで適用してくれます。逐一の確認が必要だったルール面での対応も、RPAによって自動化が可能です。

多様な働き方を推進できる

勤怠管理をRPAによってクラウド化することで、オフィスにとらわれない働き方を推進できます。リモートワークの導入など、従業員のワークライフバランスの追求を行える環境を提供し、定着率を高められます。

その他のシステムとの連携やデータ活用を推進できる

勤怠管理をRPAで実施することで、更なるデータ活用の推進にも役立ちます。給与計算システムや人事評価システムなど、関連情報を扱うシステムとデータベースで連携し、より効率的な働き方を追求できます。

勤怠管理へのRPA導入のポイント

勤怠管理業務へRPAを導入する際には、いくつかのポイントを押さえておくことで、導入効果を最大限高められます。RPA導入のポイントについて、ご紹介します。

既存の勤怠管理業務の課題を明確にする

一つ目のポイントは、勤怠管理業務の課題を明確にする点です。自社の勤怠管理にどのような問題を抱えているかを明らかにすることで、最適なシステム導入を進められます。

RPAは現在、勤怠管理一つをとってもさまざまなサービスが登場しており、どれか一つを漠然と選び抜くのは難しいものです。自社の課題に焦点を当てることで、最適なサービスを選びやすくなります。

クラウド型への移行を検討する

すでに勤怠管理システムを導入しているという場合でも、クラウド型のRPAシステムに移行することで、より高度な環境を構築できます。

オフィスのコンピューターやサーバーにインストールするパッケージ型の場合、システム運用がオフィスに限定されてしまうため、働き方改革に遅れが出たり、災害時のBCP対策の面でもリスクが生まれます。

クラウド型のRPAを導入し、どこでも業務を遂行できるよう再編することで、更なる企業のポテンシャルを発揮できます。

他のシステムとの相性を検証しておく

RPAの導入によって、自社の他のシステムとの連携も可能になる場合があります。せっかくなら互換性のあるシステムを導入し、データ連携ができれば更なる効率化につながります。社内システムを検証し、互換性の確認を進めておきましょう。

勤怠管理へのRPA導入事例

最後に、実際に勤怠管理業務へRPAを導入した企業の成功事例について見ていきましょう。

株式会社サンテクノス

技術サービスを提供しているサンテクノスでは、技術検査員の労働時間を適正に把握する上でRPAの導入が役に立っています。

これまで同社では技術検査員の労働時間の把握が、現場への直行から直帰という業務形態を採用している以上、タイムカードでは行えなかったという問題を抱えていました。就業時間がそのため曖昧になっており、残業時間の管理なども適切に行われておらず、改善の余地が残されてきました。

そこでRPAを勤怠管理業務へ導入にしたことで、スマホでGPS情報を使った打刻システムを実現し、タイムカードがなくとも適切な勤怠管理を行えるようになりました。結果的に平均有給休暇取得日数が4日以上増加するとともに、残業の平均時間も5時間以上減少するなど、働きやすい職場づくりにつながっています。

参考:https://www.obc.co.jp/hubfs/catalog/case_kintai_cloud_suntech.pdf

メーカーズシャツ鎌倉株式会社

紳士服を提供するメーカーズシャツ鎌倉では、バックオフィスのリモートワーク推進に向けたクラウド勤怠管理システムの導入を進めています。

以前は紙のタイムカードを使っていたために、勤怠管理がオフィスに縛られていたため、業務遂行のためには出社が必須であっただけでなく、休日出勤や残業も常態化していました。

新たにクラウド型勤怠管理システムを導入したことで、残業時間の10%削減、及び経理の締め日の前倒しを実現できるようになりました。

参考:https://biz.moneyforward.com/case/attendance/06012/

株式会社ウィズウィグ

医学・薬学分野に特化した翻訳サービスを提供するウィズウィグでは、外勤者や在宅勤務者に向けた勤怠管理を実現するため、RPAの導入でマネジメントを効率化しています。

これまではタイムレコーダーを使った勤怠管理を行っていた同社では、外勤者や在宅勤務者を20名ほど抱えていることもあり、従業員の一括管理が難しい状況に陥っていました。そこで新たに導入したRPAは、既存システムとの互換性を持っており、それでいてクラウドで打刻が行えるシステムのため、一括管理を行えるようになりました。

システムの連携によって、手動で修正作業を行う負担もなくなり、業務の大幅な効率化を実現しています。

参考:https://clouza.jp/case/detail3/

まとめ

RPAを勤怠管理業務に導入している企業は増えており、クラウド経由で利用できるサービスも増加していることで、多様なニーズに応えられるようになってきています。

勤怠管理は多くの定型作業が発生するため、RPAの導入効果が高い領域の一つです。自社で抱える業務課題を洗い出し、効果的なRPA導入につながるアプローチを検討してみることをおすすめします。

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