投稿者: レンタルオフィスとバーチャルオフィスは、中小企業が抱えるオフィス課題解決に役立つオフィス運用方法です。しかしながら、両者はオフィス機能が大きく異なることから、用途や料金などをしっかり比較検討して、自社に合ったサービスを選ぶ必要があります。
この記事では、中小企業向けのオフィスソリューションであるレンタルオフィスとバーチャルオフィスの特徴や違い、それぞれのメリット・デメリットについて詳しく解説します。
レンタルオフィスとは？
レンタルオフィスとは、オフィススペースを一定期間借りられるサービスのことです。企業が必要とする設備やサービスが備えられているため、初期費用を抑えてスムーズに利用を開始できます。レンタルオフィスを活用すれば、急なビジネスの拡大や縮小にも柔軟にコスト効率良く対応することが可能です。
レンタルオフィスは、主に中小企業やスタートアップ企業向けのオフィスソリューションであり、規模や予算、契約期間など、自社のニーズに合わせて柔軟に利用できるのが魅力です。
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは、物理的なオフィススペースを借りることなく、ビジネス住所や電話番号などを借りられるサービスのことです。実際に業務を行うオフィススペースを必要としない中小企業やスタートアップ企業、個人事業主に適しています。
バーチャルオフィスを利用することで、オフィス賃料を抑えながら一等地の住所を利用し、顧客や取引先に対するブランドイメージを向上できます。また、バーチャルオフィスでは、自社宛ての郵便物を管理・転送してもらうことも可能です。
事業活動の拠点を持たずして、ブランドイメージを向上させ、顧客や取引先に好印象や信頼感を与えたい企業に最適なオフィスソリューションだと言えます。
レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違い
レンタルオフィスとバーチャルオフィスは、どちらも中小企業やスタートアップ企業に適したオフィス機能です。2つの中から自社に適したサービスを選択するには、違いをしっかり理解しておく必要があります。
ここでは、レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違いを整理していきます。
| レンタルオフィス | バーチャルオフィス | |
| 物理的なオフィススペース | 有 | 無 |
| 使用用途・目的 | 業務スペースの確保 | 一等地の住所の利用 |
| 利用料金 | 高い | 安い |
物理的なオフィススペースの有無
レンタルオフィスとバーチャルオフィスの大きな違いは、物理的なオフィススペースを借りるかどうかです。レンタルオフィスでは、実際に出勤して作業を行うオフィススペースを借りるのに対して、バーチャルオフィスの場合は物理的なスペースは借りません。
バーチャルオフィスは、従業員が在宅勤務だったり、すでに業務スペースがあったりと、物理的オフィスに通勤する必要がない企業が、事業に使用する住所や電話番号のみを借りるサービスである点を押さえておきましょう。
使用用途・目的
上記の特徴に関連して、レンタルオフィスとバーチャルオフィスは、主な使用用途・目的が異なります。
レンタルオフィスは、通常の賃貸オフィスよりも資金を抑えつつ、物理的なオフィススペースを確保することを主な目的としています。その一方、バーチャルオフィスは、物理的なオフィススペースを借りないことで賃料を節約しつつ、一等地の住所をビジネス利用することが主要な目的となります。
利用料金
レンタルオフィスとバーチャルオフィスは、利用料金に大きな差があります。
レンタルオフィスの利用に際しては、物理的なオフィススペースを借りるため「賃料」が発生します。賃料は、広さや立地などによって異なりますが、バーチャルオフィスの利用料金には含まれない費用であるため、バーチャルオフィスと比べて利用料金は高額です。その他、賃料に加えて共益費やオプションサービスによる追加料金が発生することがあります。
一方、バーチャルオフィスの場合は、住所や電話番号を借りるのに料金がかかります。物理的なオフィススペースを借りない分、レンタルオフィスと比較し費用は安くなる傾向に。ただし、郵便物の受け取りや転送、電話対応、コワーキングスペースや会議室の利用など、追加でサービスを利用する場合は、基本的に別途料金の支払いが必要です。
中小企業がレンタルオフィスを利用するメリット・デメリット
中小企業がレンタルオフィスを利用することには、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか？ここでは、サービス利用前に知っておきたい主なメリット・デメリットを紹介します。
| メリット | デメリット |
| ・初期費用と固定費を削減できる ・事業開始までのスピードが早い |
・カスタマイズに制約がある ・完全なプライバシーの確保が難しい |
メリット
レンタルオフィスを利用することで、自社オフィスを構えるのと比べて初期費用と固定費を大幅に削減できます。通常、賃貸オフィスには、前貸料（契約付きと翌月の賃料）や敷金、礼金、仲介手数料、入居工事費用などの初期費用、およびインターネット利用料や水道・光熱費などの固定費がかかります。
一方、レンタルオフィスの場合、入会金や保証金が必要になるものの、従業員が働ける環境がすでに整っているため賃貸オフィスと比べて費用を抑えられます。
また、上記のメリットに関連して、事業開始までのスピードが早いこともレンタルオフィスのメリットです。土地探しや入居審査、改装工事、備品の設置などに時間がかからない分、必要なタイミングで速やかにオフィスを開設できます。
このように、レンタルオフィスは資金や時間、手間をかけずにオフィスを構えたい中小企業にとってメリットが大きいオフィス運用方法だと言えます。
デメリット
レンタルオフィスのデメリットは、オフィススペースや設備を自社に合わせて自由にカスタマイズするのが難しい点です。ビジネスの拡大に合わせて新たな機材を設置したり、ビジョンに合わせて内装を変えたりしたい際には制約がかかる可能性を理解しておく必要があります。
また、レンタルオフィスは、個室の専用スペースを設けられるとはいえ、通常の賃貸オフィスと比較するとプライバシーの確保が難しい傾向にあります。レンタルオフィスによっては空間が完全には区切られていなかったり、他社の従業員とスペースを共有して作業をしたりすることもあるためです。
レンタルオフィスを利用するにあたっては、機密情報の取り扱いに十分な注意が必要です。
中小企業がバーチャルオフィスを利用するメリット・デメリット
続いて、バーチャルオフィスの利用を検討している中小企業の方に向けて、バーチャルオフィスのメリット・デメリットを紹介します。
| メリット | デメリット |
| ・オフィス賃料が不要 ・一等地の住所をビジネス利用できる |
・作業スペースの確保が必要 ・業種によっては開設できないことがある |
メリット
バーチャルオフィスを利用することで、オフィス運用にかかる毎月のコストを最小化しつつ、事業活動に最低限必要なオフィス機能を利用できます。
賃貸オフィスを借りる際にかかる初期費用や、インターネット利用料や水道・光熱費などの固定費がかかりません。また、会社によっては入会金や保証金が必要となる場合もありますが、基本的に少額であるため、コストを大幅に削減できます。
また、一等地の住所をビジネス利用できることもバーチャルオフィスを利用する大きなメリットです。都心の一等地に会社の住所を置くことで、顧客や取引先からの信頼を得やすくなり、ビジネスへの好影響が期待できます。
物理的なオフィススペースを必要としない中小企業の場合、バーチャルオフィスを利用するメリットは大きいと言えます。
デメリット
バーチャルオフィスを利用する場合、オフィスの住所とは別に物理的な作業スペースの確保が必要です。在宅勤務など、物理的なオフィススペースを必要としない場合は問題ありませんが、広い作業スペースを必要とする業種の場合、負担は大きくなります。
また、業種によってはバーチャルオフィスの利用が認められないこともあります。たとえば、人材派遣業や士業（弁護士や税理士、行政書士など）、建設業などは物理的な事業所の設置や行政機関の許認可が必要となるため、バーチャルオフィスを利用することはできません。
バーチャルオフィスは物理的なオフィススペースを必要としない中小企業にとって好条件である一方、事業内容や業種によっては開設が難しいことがあります。自社に適したオフィススペースを選ぶことが重要です。
レンタルオフィス・バーチャルオフィスの選び方
レンタルオフィスとバーチャルオフィスの失敗しない選び方のポイントを3つ紹介します。
- 予算
- 立地
- 設備とサービス
予算
レンタルオフィスまたはバーチャルオフィスを選ぶにあたっては、まず予算を明確にしましょう。通常の賃貸オフィスと比べて費用を抑えられるというメリットを存分に享受するためには、自社の予算内で利用できるオフィススペースを選ぶ必要があります。
レンタルオフィスとバーチャルオフィスの月額料金や入会金、保証料などは、会社や立地に応じて変わってくるため、自社の予算に合わせて検討することが大切です。
立地
立地はオフィス選びで重要なポイントの一つです。物理的なオフィススペースを借りる場合はもちろん、住所をビジネス利用するだけの場合も、オフィスの住所はビジネスの印象を左右する大切な要素となります。
特に、レンタルオフィスを借りる場合は、従業員や顧客、取引先のアクセスを考慮して、大都市の中心部など、交通アクセスが良い立地を選ぶことが好ましいでしょう。
設備とサービス
オフィスソリューションを選ぶ際は、各社が提供している設備やサービスをしっかり比較検討しましょう。多くのレンタルオフィスやバーチャルオフィスでは、会議室や受付サービス、秘書サービスなどの設備・サービスが提供されています。
自社が必要とするビジネス設備やサービスが揃っているかを見極め、オフィス開設後スムーズに事業を行えるオフィスを選びましょう。
レンタルオフィス・バーチャルオフィスならServcorpがおすすめ！
中小企業向けのレンタルオフィス、またはバーチャルオフィスを探しているなら、Servcorpがおすすめです。
Servcorp（サーブコープ）は、中小企業や個人事業主向けに、グローバル企業に匹敵する高品質なオフィススペースやサービスを提供しているオーストラリア発の企業です。世界20カ国・150箇所以上でレンタルオフィスやバーチャルオフィスの提供を行っており、日本では東京や横浜、名古屋、大阪、福岡の主要都市にある30箇所以上にある拠点から選んで利用することができます。
Servcorpは最短1ヶ月から利用が可能。急なビジネスの拡大や縮小、秘書サービスの利用にもフレキシブルに対応できます。世界最高水準のレンタルオフィスは月額100,000円から（拠点によっては150,000円から）、バーチャルオフィスのパッケージプランは月額16,800円から（貸し住所パッケージは月額7,200円から）利用できます。なお、Servcorpでは、コワーキングスペースの利用も可能です。
※利用料金は税別です。
一等地にレンタルオフィスまたはバーチャルオフィスを構えたい中小企業の方は、ぜひServcorpの利用を検討してみてください。
まとめ
今回は、中小企業における新たなオフィス運営の手段として、レンタルオフィスとバーチャルオフィスを紹介しました。2つのオフィスソリューションは、それぞれ以下のような企業におすすめできます。
- レンタルオフィス：費用を抑えて一等地に物理的なオフィススペースを確保したい企業
- バーチャルオフィス：物理的な事業拠点を必要とせず、費用を抑えて一等地の住所と電話番号をビジネス利用したい企業
自社の抱えるオフィス課題やニーズ、毎月の予算に合ったサービスを選び、自社にとって最適なオフィス運営を実現しましょう。